「財務管理の手引き」改訂のお知らせ
全塾協議会事務局は、全塾協議会財務会計規約の改訂に伴い、財務管理マニュアルである「財務管理の手引き」を更新し、第7版を作成いたしました。財務管理の手引き 第7版
そこで、その改訂内容とともに、全塾協議会の現行の財務制度について簡単に説明いたします。
全塾協議会と自治会費
全塾協議会は、塾⽣⾃治に関する最⾼意思決定機関として運営されており、塾⽣の福利厚⽣に関わるような公共性の⾼い塾内諸団体の活動を⽀援しています。また、その目的遂行のため、慶應義塾⼤学に在籍する塾⽣（学部生）の皆様から自治会費として毎年750 円、総額として2000 万円を超える⾦額をお預かりし、所属団体への交付⾦という形で分配しています。他にも財務の⾯では、団体の財務管理の指導、決算の監査、予算の承認を⾏っています。
監査の存在意義
前項で触れた自治会費は金額が限られており、全塾協議会全体の活動資金としては不十分であるため、所属団体は独自に財源を設け、自ら収入を得て活動に充てることが認められています。しかしながら、自治会費交付⾦を受け取っているか否かに関わらず、所属団体は義塾の名を冠して公共性の高い活動を行っているため、団体としての健全性を証明することが求められます。特に、⾃治会費は、全塾⽣（学部生）による選挙で選ばれた塾⽣代表の委託によって⼤学当局が徴収を代⾏しており、その妥当性・必要性が⼤学当局によって審議されたうえで全塾協議会のもとに交付されているため、⾃治会費を各団体に分配し、安定した財源を確保するために全塾協議会全体の健全性を⼤学当局に⽰す必要があります。
そこで、全塾協議会では、全ての所属団体の⾦銭の移動を団体から提出された決算報告書類を基に監査しています。これを経ることで、所属団体は全塾協議会の公認を得る事ができ、財務管理における各団体の健全性が全塾協議会を通じて⼤学の内外に対して保証されているのです。
「財務管理の手引き」の改訂点
1. 章立ての変更・重要事項の集約化・マークアップ
以前の「財務管理の手引き」に対しては、「財務管理の経験がない人が読むには難しい」という意見が多数寄せられていました。そのため、第7版では、「財務担当者の一年」という章を新たに設けて、財務担当者が一年間でしなければならないことや各種書類の〆切についてまとめ、初めて読む人が全体の内容を把握しやすいようにしました。この他にも、全体的に章立てを改めています。
また、以前の「財務管理の手引き」は内容が本冊と別冊に分かれており、補足やQ&Aとされている箇所に重要事項が書かれている部分が多数存在しました。そのため、別冊に書かれていた内容を本冊の中に組み込み、加えて補足やQ&Aを可能な限り廃したことで、重要事項を集約化し、必要な情報を一箇所から得られるように改善しました。また、特に重要な内容に関しては、下線の挿入や赤字での表示を行うことでマークアップを行いました。
2. 特別支出について
団体の活動を遂⾏する上で必要な⽀出の中には、社会通念上、不正の存在を特に疑われてしまうものがあります。そのような支出を全塾協議会では「特別支出」と呼び、一定の制限（事前許可制）を設けています。所属団体が活動範囲を広げる中で、支出内容も従来より多岐に渡るようになったため、改めて特別支出に該当する支出内容を改訂・明確化し、慣習化されていた申請方法についても明文化しました。また、それに対応する形で、決算報告書類として所属団体が提出する書類に特別支出一覧・交通系IC使用履歴添付書を追加しました。
3. 監査制度の見直し
全塾協議会の監査では、各団体の決算報告書類の不備を減点として加点方式で集計しています。そして、減点数が一定数を超えた団体は翌年度の自治会費の交付額に制限を設けていました。しかし、この方式は自治会費交付金を受領しない団体には処分として意味がなく、「不適切ではあるものの違法ではない」支出に対する抑止力がない、というデメリットが存在していました。
そこで、減点と不適切な支出の数の度合いに応じて、団体の予算執行権と自治会費の交付に制限をかけるという方式に変更しました。
今後とも健全な財務管理体制の維持のために邁進して参ります。