全塾協議会情報管理規則
前文
本規則は、全塾協議会規約に基づいて、制定する。各種定義及び名称は、当然に、全塾協議会規約に準ずる。
第一章 総則
第１条 目的
本規則は、全塾協議会における情報の管理体制及び個人情報の取扱いについて定め、もって全塾協議会の利害関係者の権利利益を保護し、及び健全な塾生自治に資することを目的とする。
第２条 定義
１ 「個人情報」は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号、以下「個人情報保護法」という）にいう「個人情報」を指し、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレスその他の記述により特定の個人を識別できる情報及び容貌、指紋、及び声紋にかかるデータなどの当該情報単体から特定の個人を識別できる情報（個人識別情報）のことをいう（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）。
２ 本規則において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実、出身高校、浪人、原級及び休学その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する記述等が含まれる個人情報をいう。
３ 本規則において「匿名加工情報」は、個人情報を特定の個人を識別できないように加工して得られる情報であって、当該個人情報を社会通念上復元することができないようにしたものをいう。
４ 本規則において「仮名加工情報」は、個人情報を他の情報と照合しない限り特定の個人を識別できないように加工して得られる情報のことをいう。
５ 本規則において「個人関連情報」とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。
６ 本規則において「外部公開情報」とは、公開対象を塾生に限定せず、認証を実施していない相手に対して閲覧を許された情報をいう。
７ 本規則において「業務資料」とは、中央機関及び塾生議会の構成員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及びデータ等であって、全塾協議会の業務上用いるものとして、全塾協議会が保有しているものをいう。ただし、外部公開情報を除く。
８ 本規則において「管理策」とは、情報管理の目的を阻害するリスクへの対策をいう。
９ 本規則において「機密性」とは、許可されていない個人に対して、情報を使用させず、また、開示しない特性をいう。
１０ 本規則において「可用性」とは、許可された個人が要求したときに、アクセスおよび使用が可能である特性をいう。
１１ 本規則において「完全性」とは、正確さ、および完全さの特性をいう。
１２ 本規則において「否認防止性」とは、主張された事象又は処置の発生およびそれを引き起こした個人を証明する能力を持つ特性をいう。
１３ 本規則において「情報管理規則準拠団体」とは、全塾協議会の所属団体のうち、本規則に準拠した情報管理体制を持つ団体をいう。
１４ 本規則において「関係者」とは、当該個人情報が示す本人をいう。
１５ 前１３項に定めるところのほか、本規則は全塾協議会規約に定める語句の定義を用いる。
第３条 理念と責務
１ 全塾協議会の保有する情報は、塾生自治の発展に資するため、適正に利用されなければならない。
２ 個人情報は、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、その適正な取扱いが図られなければならない。
３ 全塾協議会は、偽りその他の不正な手段による個人情報の取得及び利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱は、これを行わない。
第４条 適用範囲
１ 本規則は全塾協議会の中央機関及び塾生議会が行う全塾協議会の全ての業務、企画その他の活動に適用される。ただし、次の各号に掲げる場合はその限りでない。
１ 法令に基づく場合
２ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
３ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
２ 前項の定めるところの他、本規則第五章は、全ての所属団体に適用される。
第二章 情報管理体制
第５条 情報管理の原則
１ 全塾協議会の中央機関及び塾生議会は、次の各号に掲げる方針に従って情報管理を行わなければならない。
１ 法令等の遵守
２ 団体内での情報管理体制の確立
３ 情報管理体制の定期的な確認及び継続的な改善
４ 本規則及びその他情報管理体制の適切な公開
５ 関連する団体に対する個人情報保護のための協力要請
６ 適正な安全対策の実施
７ 情報の機密性、可用性、完全性、否認防止性を維持すること
２ 個人情報は、法令及び諸規則にしたがって必要最低限の人員によって厳重に管理されなければならない。
第６条 基本の情報管理体制
１ 全塾協議会の情報管理責任者は、情報部長とする。ただし、情報部長が欠けている場合は、塾生代表がその任を負う。
２ 中央機関及び塾生議会は、本規則に基づき、全塾協議会及び所属団体の情報を管理する。
３ 情報部長は、情報管理に関する研修の実施について責任を負う。
第７条 業務資料の管理・公開に関する指針
１ 業務資料は、適切に管理し、本規則に基づき公開しなければならない。
２ 全塾協議会の規則、予算、決算、企画書、報告書、議事録、告示、公告、統計その他の公益に資する資料は、特に積極的に公開されなければならない。
３ 資料は、可能な限り分かりやすい方法で公開するように努めなければならない。
第８条 業務資料の保存期間
１ 全塾協議会は、業務資料のうち、次の各号に掲げるものに関して、作成した日から起算して指定された保存期間を経るまで保存しなければならない。
１ 議案資料 永年
２ 議事録 永年
３ 予算及び決算の資料 永年
４ 前号に定めるものを除く会計資料 ５年
５ 監査報告書 ５年
２ 前項に定める保存期間は、この規則の施行日以降に作成された業務資料に適用される。
３ この規則において保存期間が定められていない業務資料の保存期間は、情報部長がこれを決定する。
第９条 全塾協議会解散時における業務資料の処分
全塾協議会を解散する場合の業務資料の処分は、塾生議会の議決に基づき、情報部長がその責において行う。
第１０条 業務の外部委託
１ 情報部は、中央機関がその業務を全塾協議会の外部の個人又は団体に委託する際に、外部公開情報以外の情報を提供する場合、情報管理に係る以下の事項に関して合意案を作成する。
１ 提供する情報の範囲
２ 情報の提供期間
３ 情報の利用目的
４ 情報を利用する主体
５ 業務完了時の情報の取り扱い
２ 塾生代表は、前項の合意案を議案として提出し、承認を得なければならない。
第１１条 事故報告義務
情報部は、全塾協議会で管理している情報の流出や欠損などの事故が起きた際に、それを塾生代表に報告しなければならない。
第１２条 緊急の業務資料破棄
情報部長は、災害、財源不足、業務資料の管理に関する経費の急騰等のやむを得ない理由がある場合に、必要最小限の範囲で業務資料の破棄を決定できる。ただし、塾生代表に報告しなければならない。
第１３条 業務資料欠損の回復措置
全塾協議会は、業務資料が事故により大きく欠損し、業務の継続が困難と認めた場合、業務資料の回復に必要な措置を講じなければならない。
第１４条 外部委託に伴う情報提供
１ 全塾協議会は、その業務を外部の個人又は団体に委託する際に、総務部が保有する情報を提供する必要がある場合、情報管理責任者の承認を受けなければならない。
２ 前項の規定に基づき情報を外部に提供する際の合意事項は、情報部がこれを保管する。
第三章 個人情報の取得、利用及び管理
第１５条 取得する個人情報
１ 全塾協議会は、その運営の一環で必要とされる関係者から、必要に応じ次の各号に掲げる個人情報の一部又は全部を取得する。なお本項における関係者には、原則として所属団体を含まない。
１ 氏名
２ 住所及び郵便番号
３ 所属及び職業、職位
４ 性別
５ 生年月日
６ 電子メールアドレス
７ 電話番号
８ 学籍番号その他の慶應義塾大学によって付与される識別情報
９ 銀行口座、クレジットカード番号その他の金銭取引に用いる情報
１０ 関係者から提供されるその他の個人情報
１１ その他、適正な運営のために必要不可欠な個人情報
２ 前項の対象に所属団体を含む場合、執行部は適切な対応策を検討し、執行する。
第１６条 個人情報の利用目的
１ 全塾協議会は、次の各号に掲げる目的のため、個人情報を収集し、利用する。
１ 全塾協議会の業務を管理し、執り行うため。
２ 全塾協議会が関わる行事、集会その他の活動の参加者を把握し、安全に運営するため。
３ 塾生及び慶應義塾に関連する者を対象としたサービスその他を提供するため。
４ 塾生及び慶應義塾に関連する者を対象としたサービスその他の新設、変更、廃止その他の通知をするため。
５ 必要に応じて全塾協議会全塾協議会の活動に関連する連絡又は通知を行うため。
６ 問い合わせに回答するため。
７ 調査、分析、統計その他の研究を行うため。
８ 署名運動を行うため。
９ 投票、選挙その他の催事を行うため。
１０ その他、全塾協議会の目的を達するために必要な活動を行うため。
２ 全塾協議会は、個人情報を以下の通り関連する団体と共同して利用する。
１ 利用項目 第１５条と同様とする。
２ 共同して利用する者の範囲 慶應義塾大学全塾協議会の所属団体。
３ 共同して利用する者の利用目的 第１６条と同様とする。
４ 個人情報の管理に関する責任者 情報部長
第１７条 個人情報の第三者提供
１ 全塾協議会は、予め本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しない。ただし、次の各号に掲げる場合は除く。
１ 法令に基づく場合
２ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
３ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
４ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
２ 次に掲げる場合により個人情報の提供を受ける者は、第三者に該当しない。
１ 利用目的の達成に必要な範囲において委託する場合。
２ 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合。
３ 個人情報を共同して利用する場合であって、その旨及び利用する個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用目的及び当該個人情報の管理について責任を負う者の氏名又は名称について、あらかじめ個人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いている場合。
３ 全塾協議会は、個人情報を第三者に提供する場合、提供先としての適格性を十分審査すると共に、情報部長の責において定めた守秘義務等に関する事項等に基づいて、提供先に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
第１８条 委託先の監督
全塾協議会は、個人情報の取扱の全部又は一部を委託する場合は、その取扱を委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
第１９条 第三者提供に係る記録の作成
１ 全塾協議会は、個人情報を第三者に提供したとき、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人情報を提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
２ 全塾協議会は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
第２０条 第三者提供を受ける際の確認の義務
１ 第三者から個人データの提供を受けるに際して、全塾協議会は、個人情報保護委員会規則の定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。
１ 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに、団体の場合はその代表者又は管理人（法人の場合は代表者に限る）の氏名
２ 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２ 全塾協議会は当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
３ 全塾協議会は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
第２１条 個人情報の開示
１ 全塾協議会は、関係者から個人情報保護法に基づく個人情報の開示を請求された場合、請求者が当該情報の本人であることを確認した上で、遅滞なく開示しなければならない。ただし、開示することで次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部の開示を拒否することができる。
１ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利や利益を害するおそれがある場合
２ 全塾協議会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
３ 他の法令に違反することとなる場合
２ 全塾協議会は、前項の規定による請求に係る保有個人情報の全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき又は当該個人情報が存在しないときは、請求者に対し、遅滞なくその旨を通知しなければならない。
第２２条 個人情報の訂正
１ 関係者は、本規則第２８条の定めにより開示を受けた全塾協議会の保有する自己の個人情報が事実でない場合、または全塾協議会に登録した個人情報に変更があった場合、個人情報保護法に基づき、全塾協議会に対し訂正等を求めることができる。その場合、全塾協議会は、訂正を求める者が当該情報の本人であることを確認した上で、遅滞なく個人情報を訂正、追加又は削除しなければならない。
２ 全塾協議会は、前項に定める手続きによって訂正等を行った場合、又は行わなかった場合には、遅滞なくその旨（訂正などを行った場合はその内容を含む）を請求者に通知しなければならない。
第２３条 個人情報の破棄
１ 全塾協議会は、取得した個人情報が利用目的に照らして不要になった場合、速やかに当該情報を破棄しなければならない。
２ 個人情報の破棄は、外部流出等の危険を防止するために必要かつ適切な手段を用い、業務の遂行上必要な範囲で行う。
第２４条 苦情の処理
１ 全塾協議会は、個人情報の取扱に関する苦情の適正かつ迅速な処理に努めなければならない。
２ 全塾協議会は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めるものとする。
第２５条 漏洩等が発生した場合の対処
１ 全塾協議会は、取り扱う個人情報の漏洩等が発生し、またはその発生が疑われるときは、速やかに事実関係を調査するとともに、その事実を関係者に対して通知または公表しなければならない。
２ 前項の調査の結果、漏洩等の事実が判明したときは、全塾協議会は、その事態を収束するために適切な措置を講じるものとする。
第四章 業務資料の公開と開示請求
第２６条 問合せによる公開
１ 塾生は、業務資料の一部又は全部及びこれらを総合することによって得られる情報を取得することを希望する場合、中央機関にこれを問い合わせることができる。
２ 中央機関は、問合せに対し、一般的な社会通念上必要十分な応答をしなければならない。
３ 中央機関は、問合せの趣旨が開示請求により達されるべきと認める場合、前項に定める応答を、開示請求を行うことを求めることを以て替えることができる。
４ 前３項に定める内容のほか、問合せの対応に関する詳細は、執行令で定める。
第２７条 開示請求権
１ 塾生は、問合せにより必要な情報を得られなかった場合、その総数の１０００分の１以上の署名により、塾生代表に対し、中央機関の保有する業務資料の開示を請求することができる。
２ 塾生は、前項に掲げる権利を濫用してはならない。
第２８条 開示請求の手続
１ 前条の規定による開示の請求（以下「開示請求」と言う）は、次に掲げる事項を記載した書面（データによるものを含む。以下「開示請求書」と言う）を情報部長に提出して行う。
１ 開示請求に連署した者の氏名及び学籍番号
２ 開示請求の代表者及びその連絡先（電子メールアドレスを含む）
３ 開示請求の目的
４ 業務資料の名称その他の開示請求に係る業務資料を特定するに足りる事項
５ 開示請求を行った者の氏名が議事録等に掲載され公開される可能性があることについての同意
２ 情報部長は、開示請求書に形式上の不備がある場合、開示請求をした者（以下「開示請求者」と言う）に対し、その補正を求めることができる。
３ 開示請求者は、開示の期日について、要望及び理由を申出ることができる。
４ 情報部長は、前項に定める要望に沿うことができない場合、開示請求者にその旨を通知し、次の各号に掲げる内容を提示して選択を求めることができる。
１ 開示請求の全てを満たすことができる期日を示し、要望を満たさないことに対して合意を得ること。
２ 要望された期日までに開示できる資料の範囲を示し、開示請求書を修正して受領することに対して合意を得ること。
第２９条 開示対象となる情報
１ 全塾協議会は、次の各号に掲げる業務資料について、開示請求に応じなければならない。ただし、本規則に定める例外はこの限りでない。
１ 規約、規則及びその他の規則に関連する資料
２ 予算、決算、会計に関する資料、証憑類その他の会計に関連する資料
３ 企画書、報告書、要綱、プレスリリースその他の企画運営に関連する資料
４ 議題、議事録、発言録、集会及び通話の録画又は録音その他の集会に関連する資料
５ 調査及びその結果、分析、統計その他の匿名情報及び研究に資する資料
６ 活動報告、監査報告その他の公開することが塾生の福利厚生に適う資料
７ その他全塾協議会が個別で必要と判断した資料
２ 前項の規定に関わらず、塾生代表は、次の各号に掲げる情報（以下「不開示情報」と言う）のいずれかが記録されている場合、本規則に定める例外を除き公開してはならない。ただし、予め当該情報の関係者に公開の許諾を得た情報、及び塾生の生命、健康、生活又は財産を保護するため公にすることが必要であると認められる情報は、公開することができる。
１ 個人情報及び特定の個人を識別することはできないが、公にすることにより、なお個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし、議事録及びその他の資料に掲載される氏名や塾生代表及び執行役員の連絡先等、規則の定めにより又は慣行として公にされ、又は公にすることが予定されている情報を除く。
２ 所属団体を除く塾内の団体に関する情報であって、公にすることにより、当該団体等の権利その他正当な利益を害するおそれがあるもの、又は全塾協議会の要請を受けて、公にしないとの条件で任意に提供されたものであって、当該条件を付することが当該情報の性質、当時の状況等に照らして合理的であると認められるもの。
３ 中央機関、選挙管理局、所属団体の内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、公にすることにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、不当に塾生の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの。
４ 中央機関及び選挙管理局が行う事務又は事業に関する情報であって、公にすることにより、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの。
５ 業務に関係しないもの。
６ 個人的な活動・発言・思想・信条に関わるもの。
第３０条 公開済み資料の開示請求に対する対応
前条の定めに関わらず、全塾協議会は、開示請求された資料の一部又は全部が既に公開されている場合、その閲覧方法を通知することによって開示に替えることができる。
第３１条 部分開示
１ 情報部長は、開示請求に係る業務資料の一部に不開示情報が記録されている場合において、不開示情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、開示請求者に対し、当該部分を除いた部分につき開示しなければならない。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。
２ 開示請求に係る業務資料に前条第一号の情報（特定の個人を識別することができるものに限る）が記録されている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の特定の個人を識別することができることとなる記述等の部分を除くことにより、公にしても、個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、同号の情報に含まれないものとみなして、前項の規定を適用する。
第３２条 業務資料の存否に関する情報
開示請求に対し、当該開示請求に係る業務資料が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、塾生代表は、当該業務資料の存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる。
第３３条 開示請求に対する措置
１ 情報部長は、開示請求に係る業務資料の全部又は一部を開示する場合は、開示請求者に対しその旨を通知しなければならない。
２ 情報部長は、開示請求に係る業務資料の全部を開示しない場合（前条の規定により開示請求を拒否する場合及び開示請求に係る業務資料を保有していない場合を含む）は、塾生代表に対してその旨を通達し、開示請求者に対しその旨を通知しなければならない。
３ 情報部長は、開示請求の対象が膨大であって、通常の業務の遂行に支障する場合、会日の手続きを保留し、開示請求の範囲の限定、縮小又は時期の設定その他の必要な協議を求めることができる。開示請求者は、この協議に応じなければならない。
第３４条 開示の実施
１ 業務資料の開示は、閲覧、コピーの交付又はデータの送信により行う。
２ 開示の方法は、情報部長が決定する。ただし、原則としてデータの送信により行うものとし、その方法は開示にかかる業務量及び印刷等に係る費用を最小化することを旨として行わなければならない。
第五章 所属団体の情報管理
第３５条 所属団体の情報管理体制構築義務
１ 所属団体は、次の各号に掲げる方針に従って情報管理を行わなければならない。
１ 法令等の遵守
２ 団体内での情報管理体制の確立
３ 情報管理体制の定期的な確認及び継続的な改善
４ 情報管理体制の適切な公開
５ 関連する団体に対する個人情報保護のための協力要請
６ 適正な安全対策の実施
７ 情報の機密性、可用性、完全性、否認防止性を維持すること
２ 所属団体は、前項の対応が不十分であると情報部に指摘された場合、速やかに対応する義務を負う。
第３６条 情報管理規則準拠団体の指定
情報部長は、本規則に準ずる情報管理体制を有し、個人情報の適正な管理及び業務資料の公開を行える所属団体を、情報管理規則準拠団体に指定することができる。
第３７条 情報管理規則準拠団体の義務
１ 情報管理規則準拠団体は、情報管理に係る基本方針を定め、文書化し、これを公開及び構成員に周知しなければならない。
２ 情報管理規則準拠団体は、保有する業務資料を分類し、これを目録の作成その他の手法で適正に管理しなければならない。情報管理規則準拠団体は、業務資料について次の項目により管理するよう努めるものとする。
１ 業務資料の種類
２ 保存形式及び所在
３ 満たすべき特性
４ 管理担当者
５ 閲覧権限を有する者
６ 開示の要件
第３８条 情報管理規則準拠団体の情報管理責任者
１ 情報管理規則準拠団体は、情報管理責任者をおかなければならない。
２ 情報管理責任者は、当該団体の情報管理について責任を負う。
３ 情報管理規則準拠団体の代表者及び財務責任者と情報管理責任者の兼任は、これを妨げない。
起草者 全塾協議会 塾生代表 山田健太 他有志
２０２４年３月２９日
本案を、２０２４年４月１日に施行される「全塾協議会規約」に基づき、「全塾協議会情報管理規則」として２０２４年４月１日より施行することを決議する。
全塾協議会 議員 / 文化団体連盟 三田本部常任委員会 委員長 後藤 美汐
全塾協議会 議員 / 四谷自治会 会長（代理） 藤村 理音
全塾協議会 議員 / 全国慶應学生会連盟 常任委員会 委員長 市川 裕也
全塾協議会 議員 / 芝学友会 会長 荒井 大輔
以上の決議を承認する。
全塾協議会 塾生代表 山田 健太