特別支出承認申請の手続き
特別支出承認申請の手続きに関するご説明を掲載しています。
特別支出とは
飲食費・交通費・宿泊費といった特定の人物または団体の利益になり得ると判断されかねない支出を行う際には、支出を行う前に全塾協議会に申請を行い、承認を得る必要があります。このような制限を受ける必要がある支出を、「特別支出」と言い、承認を受けるための申請を「特別支出承認申請」と言います。
申請の前に……
全塾協議会では財務会計システム「kintone」を使用しております。
団体の代交代が完了次第、システム招待のご案内（Googleフォーム）をいたしますので、代表者・財務責任者・内部監査人は必ず登録するようにしてください。なお、役職者でなくとも団体構成員は登録することが可能です。
申請の手順
1.特別支出承認申請書の提出
kintoneの「特別支出承認申請」アプリから、レコード作成をクリックし、必要事項を記入してください。
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交付金会計と独自財源会計で別々に申請書を作成してください。
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申請は各支出科目別に申請するようにしてください。複数科目を同じレコードにて申請することはできません。
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提出期限については、支出日の一週間以上前となります。余裕を持った提出をお願いいたします。
必要事項の記入が終了したら、内容を保存し、財務責任者の確認を経て、中央機関へ提出してください。
2.執行部による確認
申請は財務部の確認を経て執行部に回り、承認または却下がなされます。却下の場合は、執行部より理由をお伝えいたします。
3.特別支出許可番号の確認
月末（原則その月の最終土曜日）に承認された特別支出の特別支出許可番号が発行されます。発行は各団体の財務責任者に配布している特別支出許可番号一覧(Googleスプレッドシート)を使って行われます。特別支出許可番号一覧のリンクがわからない場合は、財務部までご連絡ください。
特別支出許可番号を保存し、決算書類作成の際に必要箇所に記載してください。
注意事項
万が一、止むを得ない事由で事前に全塾協議会に許可を得ることが出来ない場合は、塾生代表の許可を得て緊急に支出することができます。その場合は、支出後一週間以内に中央機関に事後申請を行い、執行部の許可を得ることが必要です。実際の支出金額が、申請された金額よりも大きくなった場合は、超過額ではなく支払った全額を早急に再度申請してください。申請の際は、特別支出承認申請書に以前の特別支出許可番号を記載してください。