特別支出承認申請の手続き
特別支出承認申請の手続きに関するご説明を掲載しています。
1.特別支出承認申請書の提出
申請をしたい特別支出について、特別支出承認申請書を作成します。交付金会計と独自財源会計で別々に申請書を作成してください。
どちらの財源であるかを申請書に明記の上、全塾協議会定例会/臨時会に議案として提出します。議案は事務局議事部までSlackの各団体用チャンネルにてご提出ください。提出期限については、毎月事務局よりご連絡いたします。
特別支出承認申請書の作成例は以下をご覧ください。
なお、この書式を守らなければいけないという規定はございません。
2.全塾協議会定例会/臨時会への出席
申請書を提出した全塾協議会定例会/臨時会へ出席し、議場で申請内容を説明します。 欠席の場合、審議が行われない可能性もあります。代表者または財務責任者の代理の方でも構いませんので、必ずご出席下さい。申請の許可には、出席する議員の過半数の賛成並びに塾生代表の承認を得る必要があります。
3.確認シートの記入
定例会/臨時会で承認が得られたら、許可された支出内容について特別支出許可項目確認シート(Googleスプレッドシート)に記入してください。却下された場合は、特段のお手続きは必要ございません。
Googleスプレッドシートへの入力の方法はこちらをご覧下さい。入力用のファイルは月によって異なりますので、毎月事務局財務部よりSlackでご案内するファイルをご確認ください。
入力が終わりましたら、全塾協議会のSlackにて事務局財務部の担当者までご連絡ください。記入内容の確認後、事務局財務部よりご連絡いたします。修正が必要な場合は、 その旨をお伝えしますので、ご修正ください。内容の確認には時間を要すため、翌日以降のご連絡となる場合がございます。予めご了承ください。
4.特別支出許可番号の確認
定例会/臨時会の後日に、許可された特別支出の特別支出許可番号が発行されます。発行は各団体の財務責任者に配布している特別支出許可番号一覧(Googleスプレッドシート)を使って行われます。特別支出許可番号一覧のリンクがわからない場合は、事務局財務部までご連絡ください。
特別支出許可番号を保存し、決算書類作成の際に必要箇所に記載してください。
注意事項
万が一、止むを得ない事由で事前に全塾協議会に許可を得ることが出来ない場合は、塾生代表の許可を得て緊急に支出することができます。その場合は、支出後に直近の全塾協議会定例会/臨時会にて事後申請を行い、全塾協議会の許可を得ることが必要です。
実際の支出金額が、申請された金額よりも大きくなった場合は、支払った全額を早急に再度申請してください。申請の際は、特別支出承認申請書に以前の特別支出許可番号を記載してください。