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所属団体財務管理に係る執行令 

前文 

本執行令は、全塾協議会規約及び全塾協議会執行部規則に基づいて、制定する。各種定義及び名称は、当然に、全塾協議会規約及び全塾協議会執行部規則に準ずる。 

 

第1条 目的 

本執行令は、所属団体の会計処理を適正かつ円滑に行い、真実な事業結果及び財政状態を明らかにするとともに、塾生自治の健全な運営を図ることを目的とする。 

 

第2条 予算書 

  1. 予算書は以下に掲げる書類を指す。 

    1. 自治会費交付申請書 

    2. 予算案 

    3. 予算計画書 

  2. 交付額が決定した場合、財務責任者は交付金交付額を反映した予算案修正版を提出しなければならない。 

 

第3条 自治会費交付申請書 

  1. この申請書は、自治会費の交付を正式に申請する書類である。 

  2. 書類には、下記の内容を記載しなければならない。 

    1. 各団体の活動内容(主な事業の説明、活動期間、構成人数など) 

    2. 自治会費交付金の申請額(0円の場合は「0円」と記載すること。)  

    3. 自治会費の使用用途(申請金額の根拠) 

    4. 団体が所有する銀行口座の情報 

  3. 銀行口座を複数所有する場合、すべての銀行口座について記載しなければならない。 

  4. 交付金を運用する口座と独自財源を運用する口座のどちらかを持たない場合は、当該項目に所持しない旨を記載しなければならない。 

 

第4条 予算案 

  1. この申請書は、来年度の団体活動における財源の使用の全体像を把握し、予定されている収入と支出の整合性及び適切性を確認するものである。 

  2. 予算案には、交付金会計及び独自財源会計の収支の詳細をそれぞれ記載しなければならない。また、各会計の収支はそれぞれで一致するようにしなければならない。ただし、どちらかの会計を持たない場合は、この限りではない。 

  3. 書類には、下記の内容を記載しなければならない。 

    1. 自治会費交付金の収入及び交付額年度 

    2. 支出用途に応じた支出品目の分類及び概算した金額。ただし、支出品目については原則表1を使用すること。 

    3. 交付金会計、独自財源会計の小計及び次年度繰越金 

    4. 保有中の IC カードの残高 

  4. 前項2号について、表1に当てはまらない項目については新たな品目名を作成してよいものとする。ただし、プロジェクト名など、団体で使用している固有名詞を使用してはならない。 

 

第5条 予算計画書 

  1. 予算計画書は、来年度の団体活動において、交付金および独自財源の使用時期及び用途詳細を把握する書類である。 

  2. 財源区分がある場合には、各区分の予算計画を策定後、総括表を作成しなければならない。 

  3. 書類には、下記の内容を記載しなければならない。 

    1. 今年度申請する年度の交付金申請額 

    2. 昨年度申請された年度の交付金申請額 

    3. 昨年度申請された年度の交付金交付額 

    4. 四半期ごとの支出品目、内訳、各支出額、および支出内容の説明 

    5. 会計ごとの四半期の支出小計 

    6. 交付金会計と独自財源会計を合わせた四半期の支出合計 

    7. 各会計の1年間の支出総額 

  4. 前項4号について、予算案の予算支出項目欄と予算計画書の支出品目名を一致させなければならない。 

 

第6条 活動計画書 

  1. 活動計画書は、団体の活動計画内容及び予算の支出目的を把握する書類である。 

  2. 書類には、以下の内容を記載しなければならない。 

    1. 四半期別の活動内容と実施月。ただし恒常的に行う場合は通年と記載すること。 

    2. 特筆すべき活動・新規に立ち上げる事業について 

 

第7条 支出禁止項目

  1. 下記の項目に該当する支出に関しては禁止とする。 

    1. 活動の趣旨にそぐわない支出および公序良俗に反する支出 

    2. 営利を目的とした支出 

  2. 特定の人物又は団体の利益にしかならないと判断されかねない支出は、特別支出として扱う。特別支出については規則及び本執行令に定めるところによる。 

 

第8条 物品の範囲 

物品とは、専ら団体の活動目的のために供する事務用品、備品等のことであって、団体の財源にて購入されるものをいう。 

 

第9条 物品の購入 

物品の購入にあたっては、団体の活動目的に合致するようなものに限り、適正な価格及び適正な数量にて購入をしなければならない。 

 

第10条 物品の管理 

  1. 物品は耐用年数を考慮した上で、その用途に応じ最も効率的に使用しなければならない。 

  2. 物品は専ら団体の活動目的のために供するものであり、みだりに私物化することが無いよう保管しなければならない。 

 

第11条 折半 

  1. 複数の団体で支払いを折半する場合は下記の手順の通りである。 

    1. 団体Aが支出前に折半前の全額の見積もりで特別支出承認申請を行う。その際に、団体Bと折半する旨を事前に伝えなければならない。特別支出承認申請に該当しない場合は4に進む。 

    2. 特別支出承認の可否の判断を行う。 

    3. 特別支出承認後、財務局が団体A、Bに承認詳細について伝える。 

    4. 支出を行う。この時、領収書の宛名は団体Aとする。この領収書を領収書Aとする。 

    5. 団体Bの銀行口座から団体Aの銀行口座に、折半した団体Bの負担額を振り込む。この時、ATMから振込を行い、明細を受け取る。 

    6. 団体Aは団体Bからの振り込みを確認し、宛名が団体Bの領収書を発行し、団体Bに渡す。この領収書を領収書Bとする。 

    7. 団体A,Bはそれぞれ所持する領収書A,Bをそれぞれ出金伝票として提出する。 

  2. 前項に対象者が3者に及ぶ場合、財務担当の執行役員の判断を受けるものとする。 

 

第12条 資金移転 

  1. 団体内の他の会計に資金を移転する場合、領収書の発行は不要である。ただし、資金の流れを決算報告書に記載しなければならない。 

  2. 資金の移転時には、交付金会計と独自財源会計を混同してはならない。 

 

第13条 特別支出該当項目

  1. 特別支出承認申請が必要な支出品目は以下のものとする。 

    1. 飲食費 

    2. 全塾協議会所属団体ではない団体に支払ったイベント参加費 

    3. 交通費など(レンタカーを用いての移動に関する費用を含む) 

    4. 人件費 

    5. 個人・団体への贈答品費 

    6. 宿泊費 

  2. 飲食費及び宿泊費については、原則として独自財源からの支出とする。 

  3. 交通費については、原則所属するキャンパスから所属しないキャンパスまでの最安値とする。 

  4. 贈答品費について、救急用品、感染症対策用品、熱中症・防寒対策用品として団体の活動で使用する場合は特別支出の対象外とする。 

 

第14条 申請手順 

  1. 申請については、支出毎(領収書が発行されることが予想される都度)に行うものとする。 

  2. 申請手順及び申請における必要項目については、中央機関の発行する財務管理の手引きに記載する。 

 

第15条 決算書 

  1. 決算書は以下に掲げる書類を指す。 

    1. 決算報告書 

    2. 収入一覧 

    3. 出金伝票 

    4. 銀行口座通帳複写添付書 

    5. 交通系ICカード使用履歴添付書(所有する団体のみ) 

    6. 傘下団体の決算報告に関する書類(交付金を分配する傘下団体を持つ所属団体のみ) 

  2. 財務部は必要と認めた場合、追加で書類を提出させることができる。 

 

第16条 決算報告書 

  1. 決算報告書は、団体の会計の全体像を把握するとともに、収入と支出の整合性を確認する書類である。 

  2. 決算報告書には、交付金会計及び独自財源会計の収支の詳細をそれぞれ記載しなければならない。また、各会計の収支はそれぞれで一致するようにしなければならない。ただし、どちらかの会計を持たない場合は、この限りではない。 

  3. 書類には、以下の内容を記載しなければならない。 

    1. 自治会費交付金の収入及び交付額年度 

    2. 支出用途に応じた支出品目の分類及び金額詳細。ただし、出金伝票の支出品目別合計金額と一致させること。また、支出品目については原則表1を使用すること。 

    3. 交付金会計、独自財源会計の小計及び次年度繰越金。ただし、各会計の団体が保有する全ての銀行口座の合計額と一致させること。 

    4. 保有中のICカードの残高 

  4. 前項2号について、表に当てはまらない項目については新たな品目名を作成してよいものとする。ただし、プロジェクト名など、団体で使用している固有名詞を使用してはならない。 

 

第17条 収入一覧 

  1. 収入一覧は、団体の収入について、その金額と詳細を集計し、収入元とその金額を把握することで不正及び不法な収入がないかを確認する書類である。 

  2. 収入一覧には、交付金会計及び独自財源会計の収入の詳細をそれぞれ記載しなければならない。ただし、どちらかの会計を持たない場合は、この限りではない。 

  3. 書類には、以下の内容を記載しなければならない。 

    1. 自治会費交付金の収入及び交付額年度 

    2. 収入の項目及びその金額と数量(単位)。ただし、決算報告書と一致させること。 

    3. 交付金会計、独自財源会計の小計 

    4. 一つの項目において複数の個人または企業から収入を得ている場合、個人名または企業名、受取日及び金額を記載した一覧 

  4. 収入に関する領収書の控えは提出を要しない。ただし、全塾協議会所属団体財務管理規則に定める通り、必ず領収書を発行しなければならない。また、中央機関より提出を求められた場合は、必ず応じなければならない。 

 

第18条 出金伝票 

  1. 出金伝票は団体が行った支出の詳細を確認する書類である。 

  2. 提出方法及び必要項目については、本執行令及び所定の様式にて公開する。 

  3. 出金伝票並びに領収書の原本は、団体内で5年保管しなければならない。 

 

第19条 銀行口座通帳複写添付書 

  1. 銀行口座通帳複写添付書は、各団体で使用する銀行口座の記録から、資金の動きを把握する書類である。 

  2. 口座を複数所持している場合、すべての口座についてそれぞれ書類を作成して提出しなければならない。 

  3. 銀行口座通帳複写添付書は、会計年度およびその前後1か月程度の記録を提出しなければならない。この時、ページ全体をそのまま提出し、監査時に全て閲覧できる状態にすること。 

  4. 書類には、以下の内容を記載しなければならない。 

    1. 口座番号及び口座の使用目的 

    2. 期首残高(前年度繰越金)への青線(複写添付書へ直接記入) 

    3. 期末残高(次年度繰越金)への赤線(複写添付書へ直接記入) 

  5. 原則、期首及び期末が規則に定める会計期間から変更されることは認められない。万が一異なる場合、その理由を記した説明資料を執行機関に提出しなければならない。 

 

第20条 交通系ICカード使用履歴添付書 

  1. 交通系ICカード使用履歴添付書は、印刷費を監査するために提出を求める書類である。 

  2. 書類には、以下の内容を記載しなければならない。 

    1. ICカードの固有ID 

    2. 団体名義で購入したICカードの履歴 

    3. 会計期首のICカード残高 

    4. 会計期末のICカード残高 

 

第21条 傘下団体の決算報告に関する書類 

傘下団体の決算報告に関する書類については、本執行令に定めるところによる。 

 

第22条 傘下団体の決算報告 

  1. 団体が傘下団体に交付金を分配する場合は、交付金の使用状況及び分配先の傘下団体の会計の健全性を明らかにすることを目的として、決算書の提出を行わなければならない。 

  2. 傘下団体に交付金を交付する場合は、傘下団体に交付金を受領した証明として領収書を作成してもらわなければならない。 

 

第23条 傘下団体が所属団体に提出する書類 

  1. 傘下団体がその団体を統括する団体に提出する書類は以下の通りである。 

    1. 決算報告書 

    2. 収入一覧 

    3. 出金伝票 

    4. 銀行口座通帳複写添付書 

    5. 交通系ICカード使用履歴添付書(所有する団体のみ) 

  2. 提出様式については、本執行令に定める通りである。 

  3. 傘下団体へ交付した交付金の用途については、後から検証することができる形式を採用しなければならない。 

 

第24条 所属団体が全塾協議会に提出する書類 

  1. 所属団体が全塾協議会に提出する書類は以下の通りである。 

    1. 傘下団体決算報告書 

    2. 傘下団体監査報告書 

    3. 自治会費交付金交付額一覧 

    4. 傘下団体一覧 

    5. 監査説明書 

    6. 財務管理説明書 

  2. 前項のほか、財務部は追加で書類を提出を要請できる。 

 

第25条 傘下団体決算報告書 

傘下団体決算報告書は、所属団体が執行機関に提出する決算報告書と同様の形式とする。詳細は、本執行令に定めるところによる。 

 

第26条 傘下団体監査報告書 

  1. 傘下団体監査報告書は、傘下団体の決算に対して、所属団体が下した判断を証明する書類である。 

  2. 書類には、以下の内容を記載しなければならない。 

    1. 監査を実施する傘下団体(書類上では「被監査団体」)の情報(団体名・代表者・財務責任者の氏名) 

    2. 提出された各書類別の減点数 

    3. 減点数の合計 

    4. 監査人(ただし、所属団体の構成員であり、被監査団体の構成員でない者)による監査所感 

  3. 監査の基準及び減点数については、別の執行令の定めるところによる。 

 

第27条 自治会費交付金交付額一覧 

  1. 自治会費交付金交付額一覧とは、傘下団体に配分した交付金に関する内容の詳細を記載する書類である。 

  2. 書類には、以下の内容を記載しなければならない。 

    1. 所属団体が傘下団体へ交付した年度 

    2. 支払先(傘下団体の正式名称) 

    3. 交付日 

    4. 交付金額 

    5. 傘下団体の予算上での交付金申請額 

    6. 所属団体が予算策定時に「傘下団体交付金」として中央機関に申請した金額 

    7. 傘下団体に実際に交付した交付金額の総合計 

    8. 対象年度の監査減点数 

  3. 前項について、交付金を配分した日付を基準とした時系列順(傘下団体への分配の際に相手から発行された領収証を添付した出金伝票の通し番号順)に書類を作成しなければならない。 

 

第28条 傘下団体一覧 

  1. 傘下団体一覧は、所属団体の傘下団体として属するすべての団体の情報を記載した書類である。 

  2. 書類には、以下の内容を記載しなければならない。 

    1. 所属団体に属するすべての傘下団体の正式名称(50音順)。ただし、決算書類一式を提出していない傘下団体は決算未提出である旨を名称とともに記載すること。 

    2. 傘下団体一覧表の交付金申請欄。ただし、自治会費交付金の受領希望の旨が明瞭に分かるようにしなければならない。 

 

第29条 監査説明書 

  1. 監査説明書は、所属団体の監査が適切に行われているかを中央機関が確認するための書類である。 

  2. 書類には、以下の内容を記載しなければならない。 

    1. 傘下団体に提出してもらう監査対象のすべての書類に関する説明 

    2. 監査対象の書類に関して、全塾協議会が監査を行う書類と同一のものである旨 

    3. 中央機関が行う監査と同一の減点基準 

 

第30条 財務管理説明書 

  1. 財務管理説明書は、傘下団体への財務管理指導の適性性を全塾協議会が確認するための書類である。 

  2. 書類には、以下の内容を記載しなければならない。 

    1. 傘下団体に提出してもらうすべての書類の作成方法 

    2. 傘下団体に提出してもらうすべての書類及び形式 

    3. 収入に関して、個人の利益のための営利目的事業を行うことは禁止である旨、及び団体の活動継続のための収益目的事業を新たに行う際は事前に所属団体へ確認を取る旨 

    4. 支出が制限される項目。ただし、全塾協議会所属団体に対するものと同様、またはそれ以上の制限基準である旨。 

    5. 傘下団体の決算書に関して、前年度の決算書類として、監査を行う所属団体の会計年度末よりも先に傘下団体の会計年度末が来る年度の決算書類を提出する旨 

    6. 監査方法 

    7. 監査説明書(監査の対象書類、および監査の際の減点基準) 

 

第31条 附則 

  1. 中央機関が、傘下団体に関する財務管理や監査報告に疑義があると判断した場合、傘下団体に対して随時抽出監査を行うことができる。 

  2. 抽出監査に選定された傘下団体を持つ所属団体は、当該監査団体に関する資料を1週間以内に中央機関に提出しなければならない。 

 

表1 品目一覧  

 

 

 

起草者    全塾協議会 塾生代表 山田健太 他有志 

 

2024年3月29日 

本案を、2024年4月1日に施行される「全塾協議会規約」に基づき、「所属団体財務管理に係る執行令」として2024年4月1日より施行することを決議する。 

全塾協議会 議員 / 文化団体連盟 三田本部常任委員会 委員長      後藤 美汐

全塾協議会 議員 / 四谷自治会 会長(代理)                              藤村 理音

全塾協議会 議員 / 全国慶應学生会連盟 常任委員会 委員長         市川 裕也

全塾協議会 議員 / 芝学友会 会長                                               荒井 大輔

以上の決議を承認する。 

全塾協議会 塾生代表                     山田 健太 

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