この度、全塾協議会定例会及び臨時会の議事録につきまして、公開が大幅に遅れておりましたこと、お詫び申し上げます。
詳細を以下にご報告申し上げます。
1. 対象
塾生代表制度発足(2017年1月)以降の議事録
2. 原因
2018年6月～2021年12月に開催された全塾協議会定例会及び臨時会議事録について、事務局員の人員不足及び新型コロナウイルス感染症蔓延に伴う情勢等の事情により作成が大幅に遅延しておりました。
2017年1月～2018年5月については、2023年2月に実施したHPリニューアルに伴い非公開設定としておりました。
3. 本件に関する対応
事務局員の増員及びデータの再回収を行いました。その後、2年間の議事録作成及び確認作業の実施いたしました。
現在作成が完了した議事録については、以下のリンク先より閲覧することができます。
4. 今後の対策
議事録の早期公開に向け、自動化をはじめとするDX化を図り、速やかに議事録を公開するよう改革を実施いたしました。
5. 補足
2019年8月期臨時会議事録については記録の不備から現在も作成を進めている最中です。 ※2024年2月に公開いたしました。
議長に確認中であり、真正な議事録と認められていないものについては、2023年8月期定例会の議決に基づき、塾生代表の署名を以て一度公開いたしました。また、議会記録不備等により、一部内容が不明であり、記載できないものについては議事録内に記載しております。
議案資料(2017年～)については2023年11月期定例会の議決に基づき、公開しています。
2016年以前の議事録及び議案資料についての公開は、塾生より公開請求があった場合に全塾協議会事務局が保全する範囲で提供いたします。
再発防止に向け徹底してまいります。
今後とも全塾協議会をよろしくお願いいたします。
第7代塾生代表 山田健太